Privacyverklaring

Versie 22 september 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

Aurelian V.O.F. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Aurelian V.O.F.
Duisburgstraat 25, 7418 BK Deventer
E-mail: info@aurelian.nl
Telefoon: +31 (0)6 13 47 29 96
KvK-nummer: 96144882
Btw-identificatienummer: NL867487628B01

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze verklaring geldt voor gebruikers van de Aurelian-app, bezoekers van aurelian.nl, klanten, personen met een account, nieuwsbriefontvangers en personen die contact opnemen, een retour aanmelden, garantie aanvragen of via een gekoppeld verkoopkanaal bij Aurelian bestellen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw gebruik van onze website en diensten kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam, adres, woonplaats, land en contactgegevens;
• Bestel-, factuur-, betaal-, retour- en garantiegegevens;
• Accountgegevens en bestelgeschiedenis;
• Door u verstrekte berichten, beoordelingen, foto’s, video’s en andere bijlagen;
• Nieuwsbriefvoorkeuren en gegevens over interactie met e-mails;
• IP-adres, apparaat-, browser-, sessie- en beveiligingsgegevens;
• Websitegebruik, bekeken pagina’s, klikgedrag en herkomst van een bezoek;
• Advertentie- en conversiegegevens, wanneer daarvoor toestemming is gegeven of een andere geldige grondslag bestaat;
• Andere gegevens die u zelf vrijwillig aan ons verstrekt.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens. Vermeld deze daarom niet in vrije tekstvelden of bijlagen, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor uw verzoek.

4. Waarom verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag uit de AVG bestaat.

Bestellingen en levering

Wij gebruiken uw gegevens om een bestelling te verwerken, betaling af te handelen, het pakket te leveren, u te informeren en klantenservice te bieden. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst.

Retouren, garantie en klachten

Wij verwerken contact-, bestel- en productgegevens en eventuele foto’s of video’s om uw aanvraag te beoordelen en af te handelen. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst, het nakomen van wettelijke verplichtingen en, waar nodig, ons gerechtvaardigde belang bij een goede klachten- en fraudebehandeling.

Administratie en wettelijke verplichtingen

Wij bewaren gegevens die nodig zijn voor onze financiële administratie, belastingverplichtingen, productveiligheid en het behandelen van wettelijke aanspraken. De grondslag is een wettelijke verplichting.

Account

Wanneer u een account aanmaakt, verwerken wij uw account- en bestelgegevens om het account en de daarbij behorende functies te leveren. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst. U kunt verwijdering van uw account aanvragen, voor zover gegevens niet langer wettelijk bewaard moeten worden.

Contact en klantenservice

Wij gebruiken de gegevens uit e-mails en formulieren om uw vraag te beantwoorden. Dit gebeurt ter uitvoering van een overeenkomst of op basis van ons gerechtvaardigde belang bij toegankelijke klantenservice.

Nieuwsbrief en marketing

Wij sturen nieuwsbrieven wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer wij volgens de wettelijke regels relevante informatie aan bestaande klanten mogen sturen. U kunt zich op ieder moment kosteloos afmelden via de link onderaan de e-mail of door contact met ons op te nemen.

Websiteverbetering, beveiliging en misbruikpreventie

Technische gegevens kunnen worden verwerkt om de website veilig en goed te laten functioneren, fouten te onderzoeken, misbruik te voorkomen en prestaties te verbeteren. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij een veilige en betrouwbare webwinkel. Waar cookies of vergelijkbare technieken toestemming vereisen, vragen wij deze vooraf.

5. Online formulieren en bijlagen

Via contact-, retour- en garantieformulieren kunt u gegevens en eventueel foto’s of documenten aanleveren. Gebruik deze mogelijkheid alleen voor informatie die nodig is om uw aanvraag te behandelen. Bijlagen worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de afhandeling en eventuele wettelijke aanspraken.

6. Betalingen

Betalingen kunnen, afhankelijk van de gekozen betaalmethode, worden verwerkt via Mollie en de daarbij betrokken financiële dienstverleners. Deze partijen ontvangen de gegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren, fraude te voorkomen en aan financiële wetgeving te voldoen. Aurelian ontvangt in beginsel geen volledige betaalkaartgegevens.

7. Levering en logistiek

Voor het bezorgen van bestellingen delen wij noodzakelijke naam-, adres- en contactgegevens met de vervoerder die voor uw zending wordt gebruikt en, indien nodig, met logistieke dienstverleners. Welke vervoerder wordt ingezet kan afhangen van bestemming, product en gekozen verzendmethode.

8. Dienstverleners en ontvangers

Aurelian kan persoonsgegevens delen met partijen die nodig zijn voor de webwinkel en bedrijfsvoering. Het gaat, afhankelijk van de gebruikte functie, onder meer om:

• Hosting en e-mail: Quist ICT en eventuele technische beheerders;
• Webwinkel en website: WooCommerce, WordPress-software, Jetpack/Automattic en technische leveranciers;
• Betalingen: Mollie, WooPayments en betrokken banken of betaaldienstverleners;
• E-mailmarketing: Klaviyo;
• Analyse, beveiliging en Google-diensten: Google Site Kit, Google Analytics, Search Console, Google Shopping/Ads en Google reCAPTCHA, voor zover geactiveerd;
• Advertenties: Meta-diensten via Kliken en TikTok, voor zover geactiveerd en toegestaan;
• Bezorging: de voor de bestelling gebruikte pakket- en logistieke dienstverlener;
• Administratie en advies: boekhouder, accountant, juridisch adviseur en andere professionele dienstverleners;
• Overheidsinstanties: wanneer Aurelian wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.

Wij delen niet méér gegevens dan noodzakelijk. Met verwerkers maken wij waar vereist afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van persoonsgegevens.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

Aurelian gebruikt noodzakelijke cookies om de website, winkelwagen, beveiliging, accountfuncties en betaling te laten werken. Daarnaast kunnen analytische en marketingcookies worden gebruikt om gebruik van de website te meten en advertenties relevanter te maken.

Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming via de cookiebanner. U kunt uw keuze via de cookie-instellingen wijzigen of intrekken. Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies heeft geen invloed op de basisfuncties van de webwinkel.

Externe diensten zoals Google, Meta, TikTok, Klaviyo en Jetpack kunnen cookies of vergelijkbare technieken gebruiken wanneer de betreffende functie actief is. Meer details over cookies, aanbieders en bewaartermijnen moeten aansluiten op de actuele instellingen van de website en cookiebanner.

10. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of maken gebruik van internationale infrastructuur. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen Aurelian en/of de betreffende dienstverlener voor een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework waar van toepassing, of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

11. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere wettelijke termijn geldt. In beginsel hanteren wij:

• Bestel-, factuur- en financiële administratie: ten minste 7 jaar overeenkomstig fiscale bewaarplichten;
• Accountgegevens: zolang het account actief is en daarna alleen voor zover nodig voor administratie of aanspraken;
• Klantenservice, retouren, garantie en klachten: zolang nodig voor behandeling en daarna zolang een relevante wettelijke aanspraak mogelijk is;
• Nieuwsbriefgegevens: tot u zich afmeldt of toestemming intrekt;
• Sollicitatiegegevens, indien van toepassing: maximaal 4 weken na afronding, of maximaal 1 jaar met toestemming;
• Technische logs en beveiligingsgegevens: zo kort mogelijk, afhankelijk van beveiligings- en onderzoeksnoodzaak;
• Cookiegegevens: volgens de termijn van de betreffende cookie en de actuele cookie-instellingen.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden zij verwijderd of geanonimiseerd.

12. Beveiliging

Aurelian neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang en onbedoelde wijziging. Voorbeelden zijn versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, updates, back-ups en beveiligingsmaatregelen voor formulieren en accounts.

Geen enkel systeem is volledig zonder risico. Vermoedt u misbruik of een beveiligingsprobleem? Meld dit dan via info@aurelian.nl.

13. Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de situatie, recht op:

• Inzage in uw persoonsgegevens;
• Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• Verwijdering van gegevens;
• Beperking van de verwerking;
• Overdracht van gegevens in een gangbaar formaat;
• Bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• Intrekking van toestemming, zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongeldig maakt;
• Informatie over een eventuele geautomatiseerde beslissing die aanzienlijke gevolgen heeft.

Stuur uw verzoek naar info@aurelian.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd; u wordt daar tijdig over geïnformeerd. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee uw identiteit redelijkerwijs kan worden vastgesteld.

U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Aurelian neemt niet uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking beslissingen die rechtsgevolgen hebben of u anderszins aanzienlijk treffen. Betaal- en fraudedienstverleners kunnen wel geautomatiseerde controles uitvoeren binnen hun eigen wettelijke verantwoordelijkheid.

15. Minderjarigen

De website en producten zijn niet specifiek gericht op kinderen. Ben je jonger dan 16 jaar, verstrek dan alleen persoonsgegevens met toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.

16. Wijzigingen

Aurelian kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, dienstverlening of wetgeving verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina met een versiedatum. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij u waar passend via de website of e-mail.

17. Contact

Heeft u vragen over deze verklaring of wilt u een privacyrecht uitoefenen? Neem dan contact op via info@aurelian.nl of schrijf naar Aurelian V.O.F., Duisburgstraat 25, 7418 BK Deventer.

18. Privacy bij de Aurelian-app

De Aurelian-app voor iPhone bedient compatibele Aurelian-geurmachines via Bluetooth. Voor het gebruik van de app is geen account nodig. De app verstuurt uw apparaat- en schema-instellingen niet naar Aurelian of naar een externe server en bevat geen advertentie- of analytics-SDK’s.

Bluetooth en lokale instellingen

De app vraagt toestemming voor Bluetooth om geurmachines in de buurt te vinden en ermee te verbinden. Apparaatnamen en apparaatidentificaties worden gebruikt om uw geurmachine te herkennen. De gekozen tijdschema’s en instellingen worden via Bluetooth naar de geurmachine gestuurd.

De app bewaart apparaatverwijzingen, eventueel door u gekozen apparaatnamen, schema-instellingen en introductievoorkeuren lokaal op uw iPhone. U kunt opgeslagen apparaten in de app verwijderen en de Bluetooth-toestemming via de instellingen van uw iPhone intrekken. Door de app volledig te verwijderen, verwijdert u de lokale appgegevens van uw iPhone. Instellingen die al naar de geurmachine zijn gestuurd, kunnen op de geurmachine behouden blijven.

Website, support en TestFlight

Wanneer u vanuit de app een link naar onze website of support opent, gelden voor dat websitebezoek de overige onderdelen van deze privacyverklaring. Als u contact met ons opneemt, gebruiken wij de gegevens die u zelf verstrekt om uw vraag te beantwoorden. De hierboven beschreven websitecookies en marketingdiensten zijn geen onderdeel van de native app.

Gebruikt u een testversie via TestFlight, dan kan Apple testgegevens, crashinformatie en door u ingediende feedback verwerken en met de ontwikkelaar delen volgens de voorwaarden en privacyinformatie van Apple voor TestFlight.

Vragen over privacy in de app kunt u sturen naar info@aurelian.nl.